Artigo de opinião por Rui Silva
Coplog
Atualmente vivem-se tempos de compreensão difícil, seja pelos mais novos, velhos, ativos e inativos, saudáveis e doentes… mesmo assim, contra o tal inimigo invisível, vamos vencendo batalhas e estamos a conseguir resistir, todos, mesmo aqueles que aqui e ali se esquecem das regras de confinamento. E agora, estado de calamidade!
As nossas autoridades governamentais em conjunto com a direção geral da saúde, prepararam a retoma das atividades económicas faseadamente com a periodicidade quinzenal, elaborarão a seleção de quais serão retomadas em cada fase. Consequentemente, já forma publicadas mais
regras de precaução e controlo de contágio, mais direcionadas para situações laborais seguindo as orientações gerais da comissão europeia. Estas indicações já provocaram reações em algumas associações empresariais, já começaram a desenvolver informação estruturada para que os associados possam estar preparados no momento da reabertura da atividade. Como profissional na assessoria/consultoria operacional e logística sei que estes temas dificilmente predem o público em geral durante muito tempo a assistir webinars, diretos (LIVES) e comunicações (vídeos, publicações e até mesmo artigos). Sendo de extrema importância para o futuro da continuidade da retoma das atividades produtivas e logísticas. As operações são necessárias para responder a todas as nossas necessidades diárias, que apesar de não terem tido grande divulgação nos meios de comunicação social como os demais que continuaram a trabalhar
Principais orientações
Aproximam-se tempos muito complicados, além de todas as dificuldades económicas, as regras de segurança que terão de ser adotadas por todos, com toda a certeza irão ter um impacto muito grande no dia-a-dia das pessoas e das empresas. Na minha opinião, as maiores dificuldades estarão na implementação efetivamente no terreno. Em linhas gerais a comissão europeia enumera estas orientações:
Prevenção da infeção – consiste no afastamento físico, higienização pessoal constante, controlo de temperatura, disponibilização de informação didática para promover novas
boas práticas. Esta orientação/regra terá um impacto muito elevado na execução operacional das empresas, muitas operações são realizadas com a necessidade de aproximação dos colaboradores para conseguirem realizar a tarefa. Estes processos e procedimentos deverão ser revistos e reestruturados e adequados às novas condições.
Rotina de limpeza – criar novos planos de limpeza dos espaços, incluir uma rotina constante de higienização/desinfeção das superfícies e ferramentas. Será que as empresas que prestam serviços de limpeza estão preparadas para responder a estas necessidades? Será que os colaboradores destas empresas estão sensibilizados para terem estas precauções? Mesmos os colaboradores terão de repensar hábitos profissionais por forma a incluir higienização/desinfeção regular como rotina.
Utilização de máscaras – sugere-se a utilização das máscaras em todos os espaços públicos e/ou onde existam contactos mais próximos. As máscaras são equipamentos de precaução que dificultam em muito as reações físicas de quem as utiliza por longos períodos, provocam desconforto e dificuldade em respirar que vão condicionar a rapidez de
movimento e reflexos.
Definir um plano de contingência – este plano servirá para que o impacto de um eventual surto não leve a empresa a parar totalmente. Este plano além da resposta que é obrigatória pela DGS a contenção de infeção. As empresas deverão pensar que este plano inicie de imediato nos termos da gestão das equipas por forma a proteger o contágio interempresa, por exemplo as empresas que trabalham por turnos o mais fácil é alargar o intervalo entre turnos por forma às equipas não se encontrem, assim, caso exista um infetado num turno poderá ser realizada a desinfeção e a colocação de apenas metade da equipa em quarentena. Nas empresas mais pequenas este plano terá de ser aplicado através da gestão da polivalência dos colaboradores.
Estas orientações foram transformadas em regras obrigatórias através do Decreto-Lei n.º 20/2020 de 1 de maio, especificamente descritas na comunicação da DGS Plano de desconfinamento COVID19. Os empresários vão na grande maioria implementa-las, pelo menos nos mínimos necessários, no entanto, desta vez o risco poderá ser demasiado impactante.
Estafetas e pequenos transportadores
Preocupa-me também as empresas de transportes que estão neste momento a trabalhar com o risco iminente de contágio, quando estas regras ficarem completamente estabelecidas e as empresas começarem a funcionar serão necessários cada vez mais serviços de entrega, pelo meu conhecimento do mercado neste setor que tem muitas dificuldades financeiras para o investimento em novas tecnologias e também nos equipamentos de trabalho.
Em muitos casos são colaboradores com idades avançadas e com escolaridade baixa que sempre desempenharam esta função. Estas pessoas estarão preparadas para responder às necessidades que se avizinham para acompanhar a evolução?
Sinto que é necessário ter muita atenção ao potencial impacto que terá um mal serviço prestado na entrega da encomenda. As vendas online e os serviços de entregas ao domicílio tem aumentado as necessidades de entregas, sendo os clientes finais implacáveis no controlo de serviço. Sabemos
também que as reclamações têm um impacto muito negativo principalmente no mundo digital. Os clientes que estão nos seus domicílios à espera da entrega das encomendas se o estafeta não cumprir com a espectativa que o cliente tem relativamente à proteção as reações tendem a ser más e vão espalhar pelo máximo de meios que tiverem à disposição. Isto é preocupante para a continuidade da consistência desta evolução das vendas online e dos serviços de entrega ao domicílio provocadas por esta situação que vivemos.
Evolução ou reação tecnológica?
Li vários artigos com estudos que indicam uma evolução digital em mais de 5 anos, alguns arriscam mesmo os 10 anos. Concordo que esta situação foi o rastilho que já era necessário ter sido aceso há uns anos, tendia a ficar apagado pela resistência dos empresários e também de muitos colaboradores que resistem constantemente à mudança.
Compreendo essa resistência dos empresários ou patrões relativamente ao teletrabalho, porque muitos deles têm muitos anos de experiência na gestão empresarial sempre com os mesmos métodos e dados. Apesar da evolução na área da gestão empresarial principalmente nas médias e grandes empresas, as pequenas e microempresas tem ainda uma gestão tradicional. Sendo que os principais fatores de resistência e mesmo de incerteza em aceitar este método são:
Dificuldade em controlar os colaboradores.
Falta de perceção de movimento na empresa.
Inadequados ou inexistentes indicadores de performance por departamento, função e colaborador.
Problemas com a fiabilidade natural de workflow, devido à digitalização de processos.
Para fazer face a estas dificuldades para facilitar a continuidade do teletrabalho as empresas deverão pensar em adotar novos métodos e ou técnicas:
Ajustar ou criar indicadores de performance para garantir o acompanhamento da evolução da atividade. Por exemplo, em vez de medir horas trabalhadas medir tarefas realizadascom sucesso.
Iniciar o processo de migração de processos físicos para processos digitais. Pensar que todos os processos administrativos podem suportar-se digitalmente e é possível criar ligações diretas às operações físicas.
Planeamento de gestão dos sistemas de ligação digital, com todas as preocupações de segurança e de funcionamento. Repensar o trabalho remoto em vez do teletrabalho imposto, este método de trabalho potência a qualidade de vida dos colaboradores aumenta
a produtividade das empresas, consequentemente reduzem os custos às empresas.
Reformular ou criar metodologias de reuniões de serviço com as equipas em teletrabalho,
reuniões objetivas, com assuntos e tempo definidos. Reduzir ao máximo as interrupções aos colaboradores, reunir todos o máximo de assuntos para os tempos de contacto já previamente definidos.
Teletrabalho ou trabalho remoto?
O teletrabalho foi a solução que o nosso governo encontrou para conseguir responder às necessidades da continuidade de atividades das empresas e à segurança dos colaboradores.
Em conceito o teletrabalho consiste na realização das atividades profissionais em casa, sendo que os colaboradores têm de cumprir um horário fixo e cumprir com as suas responsabilidades profissionais como estava definido no seu contrato de trabalho, no entanto, teletrabalho não é igual ao conceito trabalho remoto.
Trabalho remoto é em traços gerais a execução da atividade profissional em qualquer horário e local que disponha, tem por dever cumprir com os objetivos e cumprimento de prazos que se comprometeu com a entidade promotora ou a conclusão de projetos ou tarefas contratadas.
Ambos tem como uma das maiores vantagens a ausência das interrupções desnecessárias, por isso, se as reuniões forem bem organizadas e estruturadas reduzem drasticamente as interrupções.
A distância cria uma maior dificuldade em solicitar apoio aos colegas mesmo que a resposta esteja disponível na base de dados ou arquivos as empresas.
Por fim o trabalho remoto promove uma mudança na forma de gestão e controlo dos projetos e colaboradores. Por exemplo adotar sistemas de gestão de projetos, além da gestão é possível controlar a progressão do projeto e controlar as atividades realizadas, em curso e atrasadas no projeto como um todo ou por equipa, colaborador e ou serviço externo. Desta forma até é possível prever os atrasos na conclusão e agir antecipadamente para não faltar com o compromisso perante as espectativas criadas no cliente (interno ou externo).
Desta forma todos sabem o que têm de fazer e todos sabem quando e quem está a realizar cada tarefa ou atividade. Basicamente este sistema responde às principais questões operacionais dos gestores/empresários: o que é que o colaborador fez? O que vai fazer? São necessárias reuniões para responder às dificuldades que existam.
Conclusão
“Preocupações que os empresários deverão ter com a retoma da economia principalmente nas mudanças de gestão para o novo normal.”
Ecoa no meu pensamento que o futuro será muito duro: economicamente teremos as dificuldades que se vão aprovisionando, ninguém arrisca previsões; por outro lado a pressão que vamos ter sobre a evolução digital, sem desculpas, para todos os sectores.
Os empresários devem repensar novas abordagens de gestão e de negócios e os colaboradores têm de se adaptar às dificuldades físicas e psicológicas que vão ser submetidos para se adaptarem a este novo modo de trabalhar e viver.
À luz dos acontecimentos, este faz-nos pensar que todos temos de reiniciar ou reajustar a nossa maneira de olhar para futuro. Penso que, o drive do controlo não são as horas trabalhadas, mas sim a quantidade de tarefas realizadas com qualidade? Reflito, de repente tudo pode ter de mudar
e tudo que era certo passar a ser incerto e tudo o que planeamos de repente não faz qualquer sentido…será que gastamos as nossas energias nas coisas certas?
As principais preocupações dos empresários deverão ser focadas nos investimentos em planos de contingência, em digitalização de processos, formação dos colaboradores, preocupações para controlar e mitigar o contágio são necessários e urgentes.
O mundo pôs-nos à prova e nós somos vencedores, juntos vamos conseguir.
4 de Maio de 2020